Une adresse mail professionnelle est une adresse qui utilise le nom de domaine de votre site web (généralement le nom de votre entreprise) plutôt que des clients de messagerie gratuits comme Gmail ou Yahoo.
Comme vous le voyez, une adresse mail professionnelle présente 4 avantages :
elle renvoie à plus de professionnalisme auprès de votre clientèle. Vous êtes tout de suite plus crédible en tant que professionnel avec une adresse pro qu’avec une adresse générique créé via Gmail.
elle est plus facile à retenir et on gardera en mémoire votre prénom et nom de votre entreprise au lieu d’avoir à se souvenir d’une marque supplémentaire comme Gmail
elle vous identifie clairement en présentant votre prénom et le nom de votre entreprise. Cela sera d’autant plus avantageux si vous avez une équipe de collaborateurs où chacun disposera de sa propre adresse mail pro pour communiquer avec vos clients. Et si jamais la collaboration devait prendre fin, il serait toujours possible de supprimer une des adresses mail pro de vos collaborateurs.
elle rassure votre clientèle quant à l’identité de l’expéditeur. Un client qui reçoit un mail provenant de @pinroo.com saura que cela provient de mon entreprise et pas d’un usurpateur ou tiers malveillant.
Et enfin, je dirai qu’elle répond avant tout à une unique fonction : celle de servir votre entreprise. Vous vous assurez ainsi que vos mails personnels restent dans votre boite perso, et vous assurez ainsi une stricte séparation entre mails personnels et personnels.
SOMMAIRE
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Ce dont vous avez besoin pour créer une adresse mail professionnelle
Pour créer une adresse mail professionnelle, vous avez besoin d’un nom de domaine enregistré.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
- soit recourir à un registrar tel que Godaddy, dont le rôle est de faciliter l’enregistrement et la gestion des noms de domaine. Et dans ce cas-la, vous ne possédez que le nom de domaine et rien d’autre.
- ou souscrire à l’offre d’un hébergeur web qui offre la réservation de nom de domaine la première année lorsque vous décidez de créer votre site web.
Lorsque vous choisissez de souscrire à l’offre d’un hébergeur web pour créer votre site web, il peut être stipulé que vous bénéficiez gratuitement d’un nombre restreint ou illimité d’adresses mail professionnelle à créer.
Par exemple :
- Infomaniak propose 1 adresse mail gratuite avec votre nom de domaine avec l’offre “Hébergement Web” à 5,75€ par mois
- tandis que O2Switch propose un nombre illimité de comptes email professionnels avec leur Offre Unique à 4,2€ HT par mois.
Comment créer une adresse mail professionnelle à partir de son cPanel
Pour les étapes qui vont suivre, on partira du principe que :
- vous avez souscrit à l’offre d’un hébergeur web qui permet l’accès à un cPanel (toutes les offres d’hébergement ne le proposent pas, O2Switch et PlanetHoster si)
- et que vous avez déjà enregistré votre nom de domaine.
Étape 1 : Accéder à son cPanel
Commencez par accéder à votre cPanel via l’adresse communiquée par votre hébergeur web et entrez votre nom d’utilisateur et mot de passe, également communiqué par mail.
Étape 2 : Créer un compte de messagerie
Maintenant que vous êtes connecté à votre cPanel, il est temps de créer votre adresse e-mail professionnelle personnalisée.
Dans la section Email, cliquez sur l’icône Comptes de messagerie.
Une fois dans la section des comptes de messagerie, cliquez ensuite sur le bouton Créer.
Si vous avez enregistré plusieurs noms de domaine avec votre offre d’hébergement, vous devriez vous retrouver avec une liste déroulante dans la section Domaine.
Commencez donc par choisir le nom de domaine à faire figurer au niveau de votre adresse mail professionnelle.
Selon la CNIL, un mot de passe fort doit contenir :
- au moins 12 caractères
- des minuscules
- des majuscules
- des chiffres
- et des caractères spéciaux (?$%&@*)
Si vous cliquez sur le bouton Edit Setting, vous pourrez notamment spécifier la capacité de stockage du compte mail.
Une fois toutes les informations renseignées, finissez en cliquant sur le bouton Créer.
Étape 3 : Gérer vos comptes de messagerie
Une fois votre adresse mail pro créée, vous la retrouverez dans la liste de vos comptes de messagerie, où vous pourrez :
1 – Accéder directement à la boîte de réception en cliquant sur le bouton Check Email.
2 – Modifier le mot de passe ou la capacité de stockage du compte de messagerie en cliquant sur le bouton Gérer.
La page vous donnera des informations concernant le serveur entrant et sortant, qui vous permettront par exemple :
- de configurer un compte Gmail pour y recevoir tous vos mails pro (tout en conservant une copie de l’original dans votre boite de réception professionnelle)
- ou d’envoyer vos mails professionnels via l’interface de votre compte Gmail en utilisant votre adresse mail professionnelle comme expéditeur.
Idées d’adresses mail professionnelles à utiliser pour son entreprise
Pour identifier un interlocuteur en particulier :
- prénom@votredomaine.com
- nom@votresite.com
- prénom.nom@votresite.com
- initialesduprénom.nom@votresite.com
Pour spécifier une fonction au sein de votre entreprise :
- contact@votresite.com
- assistance@votresite.com
- supporttechnique@votresite.com
L’avantage avec ce type d’adresses est que plusieurs collaborateurs pourront l’utiliser pour répondre aux emails et gérer la relation client.
Tester votre adresse mail pro
Une fois l’adresse mail pro créée, n’oubliez pas de la tester pour vérifier que vous recevez correctement les mails et qu’ils arrivent bien à bon port.
Tout d’abord, utilisez votre adresse mail personnelle pour envoyer un mail de test à votre adresse professionnelle, et vérifier que vous l’avez bien reçu.
Ensuite, envoyez un mail de test via votre adresse professionnelle vers votre adresse personnelle, pour vérifier au passage le nom qui s’affiche.
Si vous avez réussi à envoyer et à recevoir des mails sans aucun problème, cela confirme que votre adresse mail professionnelle est correctement configurée et opérationnelle.
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