Dans notre quotidien, il est facile de se sentir dépassé par la quantité de tâches à accomplir, que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. Les tâches s’accumulent et nous tentons tant bien que mal de les intégrer dans des emplois du temps déjà chargés.
Cependant, si cette liste de tâches semble s’allonger à l’infini, le nombre d’heures dans une journée, lui, reste limité. Il est donc naturel de chercher des solutions pour en faire plus en moins de temps et améliorer sa productivité afin de devenir plus efficace au quotidien.
Pour vous y aider, je vais vous exposer 3 techniques productives que vous pouvez mettre en place au quotidien pour booster votre productivité.
En quoi se focaliser sur une seule tâche à la fois permet de booster sa productivité
Comment il est possible de composer un mois de contenu en un weekend
Travailler de manière intense sur de courtes périodes de temps
Savoir quelles tâches privilégier pour avancer sur un projet
Concentrer ses activités de même nature avec le Batching
Le principe du Batching
L’idée du Batching est de se concentrer sur des activités de même nature pendant une période de temps clairement définie à l’avance.
Contrairement à la croyance populaire, le multitâche, qui implique de passer d’une tâche à une autre sans rapport, n’est pas synonyme de productivité.
En réalité, cette approche disperse l’attention et empêche de se concentrer pleinement sur une tâche unique.
C’est en focalisant toute son attention sur une seule activité que l’on peut être réellement efficace, tant en termes de qualité que de rendement. Le Batching favorise donc une meilleure concentration, ce qui permet d’accomplir une tâche de manière plus précise et rapide.
Se spécialiser sur une tâche unique : le parallèle avec la division du travail d’Adam Smith
Ce concept de concentration me rappelle le principe de la division du travail d’Adam Smith.
Pour illustrer ses idées, Smith avait utilisé l’exemple d’une manufacture d’épingles. Il montrait qu’un ouvrier seul, en effectuant toutes les étapes de fabrication, ne pouvait produire qu’une vingtaine d’épingles par jour. En revanche, si chaque ouvrier se spécialisait dans une tâche unique, la production pouvait atteindre 48 000 épingles par jour.
La spécialisation du travail et le fait de se focaliser sur une tâche unique permet non seulement d’éviter de perdre du temps, mais aussi d’augmenter son rendement, ce qui conduit ainsi à une meilleure productivité.
La division du travail d’Adam Smith (1723-1790)
Où je veux en venir avec cet exemple tiré de mes vieux cours d’économie ?
Je ne vous dit qu’il va vous falloir engager une armée d’Oompa Loompa pour mener à bien vos projets, loin de la.
Mais l’idée ici est de s’inspirer de ce principe pour bien comprendre qu’en vous concentrant sur une seule activité à la fois :
vous évitez à votre cerveau d’avoir à penser à autre chose et rester totalement focus sur votre travail pendant une période que vous vous êtes fixé au préalable
vous prenez l’habitude de répéter la même tâche et d’effectuer plusieurs fois le même processus, ce qui vous permettra de vous améliorer sur la dite tâche (exemple : si vous prenez l’habitude de vouer vos dimanches à la rédaction web ou au dessin, à la longue vous finirez naturellement par vous améliorer dans ce domaine, de par la répétition de cette pratique encore et encore).
Comment le Batching maximise la productivité
Si vous avez déjà lu La semaine de 4 heures de Tim Ferriss, ce concept du Batching vous est surement familier.
Tim Ferriss, toujours à la recherche de moyens pour optimiser son temps et sa productivité, explique le Batching à travers un exemple simple : la lessive. Plutôt que de laver une chaussette chaque jour, vous attendez d’avoir une quantité suffisante de vêtements pour faire tout le lavage d’un coup, ce qui vous fait ainsi économiser du temps.
Adopter le Batching peut sembler évident avec un tel exemple, mais nombreux sont ceux qui n’appliquent pas encore ce système à leur organisation quotidienne.
Prenons l’exemple des réseaux sociaux.
Si vous gérez une entreprise, il y a de fortes chances que vous soyez actif sur les réseaux pour promouvoir votre marque ou vos produits. Cependant, beaucoup de personnes postent leur contenu le jour même, ce qui non seulement génère du stress, mais vous force aussi à trouver un créneau chaque jour, qui pourrait être utilisé plus efficacement.
Une solution plus simple serait de regrouper et de préparer tout votre contenu à l’avance.
C’est ce que je fais personnellement. Le dernier week-end de chaque mois, je consacre du temps à créer tous mes contenus pour Instagram, qui seront publiés le mois suivant.
Grâce à cette méthode, au début de chaque mois, je sais que toutes mes publications et stories sont prêtes à être diffusées. Cela me procure une grande tranquillité d’esprit, car je n’ai plus à me soucier du contenu à publier chaque jour. De plus, cela me libère du temps au quotidien pour me concentrer sur d’autres tâches
Optimiser son temps de travail avec la Méthode Pomodoro
Se concentrer intensément sur de courtes périodes de temps
Dans Free to Focus, Michael Hyatt explique que les tâches nécessitant une concentration maximale sont celles qui produisent les meilleurs résultats.
Cependant, ce type de travail demande un effort mental important, ce qui le rend difficile à soutenir sur de longues périodes.
C’est pourquoi il est préférable de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pendant des intervalles de temps courts chaque jour, tout en optimisant son efficacité.
La méthode Pomodoro est parfaitement adaptée à cet exercice.
Être plus efficace en adoptant la méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro repose sur un concept simple : travailler sur une seule tâche pendant 25 minutes, suivies de pauses de 5 minutes.
Un cycle complet correspond à 4 sessions de 25 minutes, soit environ une heure de travail.
Pour appliquer cette méthode, il est recommandé de se chronométrer. L’inventeur de cette technique utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate, d’où le nom de Pomodoro (tomate en italien).
Après chaque cycle de 4 sessions, prenez une pause de 15 à 30 minutes avant de recommencer. Pendant les périodes de 25 minutes, il est crucial de rester concentré sur la tâche en cours.
Afin de minimiser les distractions, informez votre entourage, que ce soit à la maison ou au travail, que vous ne souhaitez pas être dérangé durant ces sessions. De plus, désactivez les notifications de votre téléphone pour éviter toute tentation de consulter vos applications et perdre le fil de votre travail.
Choisir les tâches appropriées avec la matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower a pour objectif de vous aider à prioriser vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance, au lieu de vouloir tout effectuer en même temps et se sentir vite dépassé par les événements.
Ainsi on distinguera quatre types de tâches :
Urgentes mais pas importantes : à déléguer à des collaborateurs
Urgentes et importantes : à prioriser et à réaliser vous-même
Non-urgentes et pas importantes : à éliminer si possible
Non-urgentes mais importantes : à planifier dans votre agenda.
Par exemple, les appels ou emails urgents et importants doivent être votre priorité immédiate et réalisés par vous.
Si une tâche n’est pas urgente mais reste importante pour atteindre vos objectifs, planifiez-la sans attendre. Cela peut inclure des formations ou des lectures pour développer vos compétences : il est essentiel de bloquer des créneaux dans votre emploi du temps pour ces activités. Investir en soi est l’un des meilleurs investissements.
Quant aux tâches non importantes, elles ne doivent pas accaparer votre attention. Elles n’apportent aucune valeur à vos objectifs et peuvent même vous ralentir.
Essayez donc de les éliminer ou, si elles doivent être réalisées, déléguez-les autant que possible. Par exemple, si quelqu’un vous sollicite pour un problème qu’il aurait pu résoudre seul, dire oui à cette tâche non urgente et non importante vous privera de temps précieux pour des priorités qui comptent vraiment.
En refusant ce genre de tâches, vous vous assurez de consacrer votre temps aux actions qui vous rapprochent de vos objectifs. Cela libérera du temps pour ce qui mérite réellement votre attention.
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