Dans notre quotidien, on peut vite se sentir submergé devant la quantité de tâches à accomplir que ce soit dans notre vie personnelle ou professionnelle. Les tâches se rajoutent et on essaye tant bien que mal à les caser dans nos emplois du temps.
Or si cette liste de tâche semble se rallonger sans cesse, le temps que l’on dispose sur une journée est quant à lui limité. Il est donc tout naturel de vouloir chercher des solutions pour accomplir plus en moins de temps et d’essayer d’accroitre sa productivité pour être plus efficace au quotidien.
Pour vous y aider, je vais vous exposer 3 techniques productives que vous pouvez mettre en place au quotidien pour booster votre productivité.
VOUS ALLEZ APPRENDRE
En quoi se focaliser sur une seule tâche à la fois permet de booster sa productivité
Comment il est possible de composer un mois de contenu en un weekend
Travailler de manière intense sur de courtes périodes de temps
Savoir quelles tâches privilégier pour avancer sur un projet
Concentrer ses activités de même nature avec le Batching
Principe du Batching
L’idée du Batching est de se concentrer sur des activités de même nature pendant une période de temps clairement définie à l’avance.
Contrairement aux croyances populaires, être multi-tâches et effectuer plusieurs tâches à la fois, chacune complètement différentes les unes des autres, n’équivaut pas être productif.
C’est tout le contraire. Votre cerveau se disperse entre les différentes activités qu’il a à accomplir sans vraiment se concentrer à 100% sur une tache unique.
Se spécialiser et se focaliser sur une tâche unique
Cette méthode d’organisation de travail me fait penser à la division du travail d’Adam Smith.
Pour illustrer ses propos Smith avait pris l’exemple d’une manufacture d’épingles.
Il démontrait qu’un ouvrier qui réalisait à lui seul les différentes étapes de conception d’une épingle ne pouvait produire qu’une vingtaine d’épingles par jour.
Or si les différentes étapes de conception d’une épingle était dispersé entre plusieurs ouvriers, de sorte que chaque ouvrier se spécialiserait sur une tâche unique, il serait alors possible de produire 48.000 épingles par jour.
La spécialisation du travail et le fait de se focaliser sur une tâche unique permet non seulement d’éviter de perdre du temps, mais aussi d’augmenter son rendement, ce qui résulte tout naturellement à accroitre sa productivité.
La division du travail d’Adam Smith (1723-1790)
Où je veux en venir avec cet exemple tiré de mes vieux cours d’économie ?
Je ne vous dit qu’il va vous falloir engager une armée d’Oompa Loompa pour mener à bien vos projets, loin de la.
Mais l’idée ici est de s’inspirer de ce principe pour bien comprendre qu’en vous concentrant sur une seule activité à la fois :
vous évitez à votre cerveau d’avoir à penser à autre chose et rester totalement focus sur votre travail pendant une période que vous vous êtes fixé au préalable
vous prenez l’habitude d’effectuer la même tâche et d’effectuer plusieurs fois le même processus, ce qui vous permettra de vous améliorer sur la dite tâche (exemple : si vous prenez l’habitude de vouer vos dimanches à la rédaction web ou au dessin, à la longue vous finirez naturellement par vous améliorer dans ce domaine, de par la répétition de cette pratique encore et encore)
Comment le Batching peut vous aider à maximiser votre productivité
Si vous avez déjà lu La semaine de 4h de Tim Ferriss alors le concept du Batching doit vous être familier.
Comme tout entrepreneur qui se respecte, Tim Ferriss cherche à optimiser son temps et se faisant, cherche constamment à accroitre sa productivité.
Dans cette vidéo, il vulgarise le principe en prenant l’exemple de la lessive. Quand vous avez une chaussette à laver, vous n’allez pas chaque jour aller faire une lessive pour cette unique chaussette, puis l’essorer puis la ranger. Vous attendez d’avoir une certaine quantité critique de vêtements à laver pour tout faire en même temps. Vous gagnez ainsi du temps.
Avec un tel exemple, adopter le batching semble évident. Et pourtant tout le monde ne cherche pas forcément à mettre en place un tel système dans leur quotidien.
Je vais prendre l’exemple des réseaux sociaux. Si vous avez un business à faire tourner, il est fort probable que vous soyez également présent sur les réseaux sociaux pour mettre en valeur votre marque ou vos offres de produits.
Quand il s’agit de poster du contenu sur les réseaux sociaux, bien trop souvent les gens s’y prennent le jour J. Outre le stress que cela génère, cela vous oblige de trouver à chaque fois un créneau dans la journée qui pourrait être utilisé à meilleur escient.
Au lieu de cela, vous pourriez tout simplement batcher votre contenu pour vos réseaux.
C’est ce que je fais personnellement. Mon dernier weekend du mois est focalisé sur la création de contenu pour Instagram, destiné à être posté le mois suivant.
Avec cette technique, le premier de chaque mois je sais d’ores et déjà que toutes mes publications et story du mois sont prêtes à être posté.
Cela m’apporte non seulement une énorme tranquillité d’esprit puisque je n’ai plus à me soucier quoi poster chaque jour puisque tout est prêt à l’avance, mais cela me libère surtout du temps chaque jour que je peux dédier à d’autres activités.
Optimiser son temps de travail avec la Méthode Pomodoro
Se concentrer de manière intensive pendant de courtes périodes de temps
Dans son livre Free to focus, Michael Hyatt souligne le fait que le travail nécessitant le plus haut degré de concentration était aussi celui qui amenait des résultats optimaux. En contrepartie, c’est le type de travail qui vous demande une charge de travail mentale conséquente.
En cela, il n’est possible d’effectuer ce type de travail que pendant des laps de temps court sur une journée tant ce type de travail épuise nos batteries mentales.
Quitte à devoir se concentrer sur une tâche unique à forte valeur ajoutée pendant une courte période de temps chaque jour, autant adopter une démarche permettant d’accroître son rendement.
La méthode Pomodoro se prête tout particulièrement à cet exercice.
Être plus efficace en adoptant la méthode Pomodoro
Le principe de cette méthode est simple : se concentrer sur une seule tâche pendant des sessions de 25 minutes entrecoupés de petites pauses de 5 minutes.
On considère que vous avez effectué un cycle quand sur une heure vous aurez effectué 4 sessions de 25 minutes.
Il est donc important de se chronométrer et pour se faire l’auteur de cette méthode utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate, d’où le nom de Pomodoro (tomate en italien).
Après chaque cycle de 4 « tomates », accordez-vous une pause de 15 à 30 minutes avant d’entamer un nouveau cycle.
Pendant chaque session de 25 minutes, votre attention doit être focalisée sur la tâche à accomplir.
Pour se faire, il est important d’éviter toute source de distraction qui pourrait entraver votre travail.
- Pensez donc à prévenir au préalable les gens avec lesquels vous vivez si vous travaillez à la maison ou vos collaborateurs de ne pas vous déranger pendant ces laps de temps.
- Avant d’entamer une session, veuillez bien à désactiver les notifications sur votre smartphone qui pourrait vous amener à vérifier vos applications et vous déconcentrer.
Choisir les tâches appropriées avec la matrice d’Eisenhower
Le but de la matrice d’Eisenhower est de vous aider à prioriser vos tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance, au lieu de vouloir tout effectuer en même temps et se sentir vite dépassé par les événements.
Ainsi on distinguera quatre types de tâches :
Les tâches urgentes mais pas importantes : sont à faire faire par d’autres collaborateurs
Les tâches urgentes et importantes : sont celles à prioriser avant tout et à faire soi même
Les tâches non-urgentes et pas importantes : sont des tâches à éliminer si possible
Les tâches non-urgentes mais tout de même importantes : sont à planifier dans votre emploi du temps
Utiliser la matrice d’Eisenhower vous permettra d’effectuer en priorité les tâches qui vous permettent d’avancer grandement dans vos objectifs (les tâches importantes) quand ces dernières ne peuvent être repoussées à plus tard du fait de leur caractère urgent.
D’importants coup de fils à passer ou des mails à répondre sont typiquement le type de tâches qui demande votre attention immédiate. Ces actions doivent donc être votre priorité et être réalisées par vos soins avant de pouvoir passer à autre chose.
Ce ne sera que si la tâche ne semble pas urgente dans l’immédiat qu’elle pourra être reporté à une future échéance.
Dans ce cas, dans la mesure où elle peut tout de même avoir un impact dans l’accomplissement de vos objectifs, celle ci devra tout de suite être planifiée pour être effectuée par vos soins à la date souhaitée.
Si vous avez acheté des livres ou des formations en ligne qui peuvent vous aider à acquérir de nouvelles compétences ou améliorer ce que vous savez déjà faire, il serait alors judicieux de programmer dans votre agenda certains créneaux que vous consacrerez à vous former.
Investir en soi est bien le meilleur investissement que vous pourriez faire. Programmez ces séances de formations ou de lecture et engagez vous à les suivre !
Pour le reste des actions qui vous restera à accomplir (la partie gauche), vous remarquerez que dans la mesure où vous jugez ces tâches comme non importantes, celles ci ne doivent en aucun cas focaliser votre attention.
C’est le genre de tâches qui ne méritent pas votre attention absolue tant vous devez être orienté vers l’accomplissement de vos objectifs et ces actions à effectuer n’aident en rien.
Au contraire, c’est typiquement le type d’action qui vous freine ou vous retarde dans vos projets quand vous devez les rajouter à votre agenda.
Pour cela, essayer autant que possible d’éliminer celles qui ne semblent pas urgentes dans l’immédiat qui ne vous rapporte rien et de déléguer les autres quand elles doivent tout de même être effectuer.
On vous demande un coup de main pour quelque chose que la personne est censée faire elle même sans avoir cherché au préalable comment résoudre ce problème seule?
Dire oui à une telle tâche (non importante pour vous et non urgente) ne fera que vous retardez et vous faire éventuellement manquer certaines opportunités.
Rappelez-vous d’une chose : quand vous dites oui à une chose qui ne vous importe en rien, vous dites non à quelque chose qui compte vraiment pour vous.
Ne plus avoir à effectuer les tâches que vous avez placé dans la partie gauche de la matrice vous libérera du temps pour effectuer ce qui mérite davantage votre attention.
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